En este momento el mercado cada día mas demanda reuniones, conferencias, teletrabajo, citas a nivel online. Ha hecho de los programas de videoconferencia una herramienta necesaria para muchas marcas y personas nos comuniquemos a nivel remoto.
Los mejores programas tienen una curva de aprendizaje rápida, sencilla en muchos casos gratuita o a un precio asequible para que podamos tener las aplicaciones necesarias para realizar reuniones productivas. Para persona o empresa se siente más cómoda con una distinta por lo que te voy a dejar las diez que tienen mayor tasa de aceptación.
Mantén tu productividad alta mientras trabajas online
¿Qué es una videoconferencia?
La videoconferencia es comunicación visual y auditiva bidireccional que se realiza en tiempo real y a distancia para establecer contacto con clientes, amigos y también es una gran forma de hacer networking, en la que además puedes compartir documentos para presentar, normalmente son en power point o pdf.
Si tienes reuniones por medios electrónicos, seguramente te identificarás con muchos de estos puntos:
Ventajas de las videoconferencias
- Reducirás tus costes de traslado.
- Utilizarás el tiempo a tu favor, ya que evitarás el caos de la ciudad y, más aún, los problemas que implican los desplazamientos.
- Concentrarás la atención en los problemas a resolver, en vez de cuestiones secundarias.
- Tendrás la oportunidad de invitar a más personas que aporten algo valioso a la conversación, como otros miembros de tu equipo o especialistas, que de otra forma no podrían asistir.
- Crearás una dinámica de intercambio de ideas cada vez más rápida y con la frecuencia necesaria.
Desventajas de las videoconferencias
- Es posible que debas entrenarte o dar entrenamiento a tus clientes acerca del uso de la plataforma.
- Tendrás problemas de conectividad si no cuentas con la velocidad de internet adecuada.
- Deberás destinar un presupuesto para la contratación de la herramienta, en caso de que escojas una opción de pago.
El 2020 fue el año de las reuniones virtuales. Conferencias, eventos, reuniones de personal, citas con clientes potenciales se realizan ahora de forma remota.
Las herramientas de videoconferencia, hoy más que nunca, son una inversión que vale la pena para organizaciones de todos los tamaños, especialmente cuando el trabajo remoto en el mundo se está convirtiendo una ley prácticamente para los negocios, la cual no pueden ignorar. Muchos de los programas de videoconferencias han experimentado un aumento del 500% , y el 67% de las empresas han incrementado una gran inversión en estos.
¿Cuál herramienta es la mejor para ti y tu negocio? Espero que con estas 10 aplicaciones encuentres la apropiada, aunque sino tienes muchas más en el mercado.
Los 10 mejores programas para videoconferencias
Programas para videoconferencias gratuitos
1. Google Hangouts
En virtud de que muchas personas tienen una cuenta en Gmail, usar Google Hangouts es muy fácil. Puedes utilizarlo en Google Chrome, Firefox y Safari desde el sitio web o por medio de su aplicación, ya sea para iOS o Android.
Cómo funciona Google Hangouts
Comienza por dar en «Aceptar» cuando te pida el acceso a la cámara y al micrófono. Después, dentro de tu lista de contactos, deberás hacer clic en el icono de quienes deseas agregar.
Una vez que comience tu videoconferencia, puedes hacer clic en la opción «Añadir personas» si deseas una conversación multipartita.
Ventajas de Hangouts
- En general, es una herramienta potente que brinda una buena calidad en las videollamadas.
- Está acoplada perfectamente con YouTube, por lo que podrás compartir las sesiones con aquellos que no estuvieron presentes.
- Te da la opción de «Compartir pantalla» con lo que facilitarás tu exposición.
Desventajas de Hangouts
- Salvo que lo subas a YouTube, no tienes una opción directa para guardar la videoconferencia.
- Si lo utilizas en un equipo de escritorio, tendrás que acceder a través de tu navegador; es decir, no tiene un programa descargable.
2. Jitsi
Jitsi es un programa que puedes utilizar completamente gratis, ya que es de código abierto. Promete una experiencia premium, incluso si no cuentas con registros para comenzar (y, si eres un programador, puedes ayudar a mejorarlo cuando quieras).
Cómo funciona Jitsi
Abre su sitio de inicio de videoconferencias, donde únicamente deberás ingresar un tema para tu conversación. Puedes integrar tu calendario, además de que tienes una ventana para acceder a tu historial.
Una vez que aceptes el uso de la cámara y el micrófono, agrega los correos de contacto de los participantes. Entrarán en la ventana indicada con solo hacer clic en el enlace correspondiente.
También puedes ingresar desde su aplicación para tu smartphone Android o iPhone.
Ventajas de Jitsi
- Te da la opción de compartir tu calendario.
- Cuenta con la vista de pantalla simultánea para que despliegues tus presentaciones.
- Dispone de un chat lateral con el que podrás intercambiar mensajes rápidamente.
Desventajas de Jitsi
- Jitsi tiene un largo camino recorrido en la optimización de su interfaz; no obstante, es menos atractiva que la de otros programas.
- Algunos usuarios reportan algunas fallas en el chat cuando acceden por medio de la aplicación.
3. Zoom
Zoom es una de las opciones empresariales mejor acogidas por el público. Funciona de manera intuitiva, por lo que resultará amigable para todos los que desees incluir. Además, cuenta con un equipo de soporte técnico que resolverá tus dudas cuanto antes.
Cuenta con un plan gratuito de hasta 100 participantes y un número ilimitado de reuniones.
Cómo funciona Zoom
Puedes crear reuniones con video apagado, con video encendido y otras donde compartas únicamente tu pantalla.
Te da la opción de una prueba gratuita al iniciar tu registro, tras lo cual tendrás disponible la opción para programar la videoconferencia: agrega el tema de la reunión y obtendrás una URL para compartir. En el botón «Invitar a otros» puedes añadir más participantes.
Zoom libre
Se trata de la versión gratuita de Zoom Video Communications, la cual permite realizar conversaciones vía chat de manera ilimitada. Sin embargo, las conferencias grupales se ven limitadas a un lapso de 40 minutos y permiten un número máximo de 100 participantes. Además de esto, dichas conferencias no pueden ser grabadas.
Zoom Profesional
Este plan se encuentra disponible por una tarifa mensual de 14,99$ y extiende el límite de tiempo de las reuniones grupales a un lapso de tiempo de 24 horas. Además, ofrece herramientas de uso empresarial que permiten crear identificadores para cada uno de los participantes de una conferencia. Igualmente, ofrece la posibilidad de grabar las sesiones de videoconferencia en un dispositivo o en la nube.
Zoom Business
Se trata de un plan que cuenta con los mismos beneficios de Zoom Profesional, sin embargo, en este caso se elimina el límite de tiempo. Tiene un costo de 19,99$ por usuario al mes y permite crear una URL dedicada a las conferencias de una empresa. Igualmente, ofrece transcripciones para las reuniones que se almacenan en la nube y cuenta con servicio de atención al cliente.
Zoom Enterprise
Se trata de un plan destinado a empresas con gran número de empleados, su precio mensual es de 19,99$ por usuario y permite almacenar las grabaciones de videoconferencias de forma ilimitada en la nube.
Ventajas de Zoom Meeting
- Tienes la posibilidad de incluir hasta 1.000 participantes por sesión en los planes más completos.
- Puedes configurar distintos niveles de visibilidad, ya que está la opción de hacer sesiones donde únicamente compartas tu pantalla.
- Cuentas con videos de capacitación para tu equipo y soporte técnico.
Desventajas de Zoom Meeting
- A pesar de contar con una versión gratuita, las verdaderas funciones de la aplicación están reservadas para las versiones de pago, los cuales pueden resultar bastante costosos.
- Pese a su éxito en la actualidad, no es una plataforma tan conocida como otros medios como Google Hangouts.
- Se trata de una aplicación que funciona a través de internet, por lo que es necesario tener una conexión estable para tener una videoconferencia.
- A pesar de tener un modo de uso bastante intuitivo, puede resultar confuso para personas que no estén totalmente adaptadas por completo al uso de computadores o este tipo de tecnologías.
- Las controversias que ha causado en los últimos años, así como la prohibición que se le ha dado a su uso en muchos países dan indicios importantes de los riesgos de seguridad que implican el uso de Zoom.
4. Microsoft Teams
Videollamadas en planes desde 5 hasta 20 USD al mes por usuario.
Microsoft Teams reemplaza el servicio de Skype Empresarial. Con él puedes invitar a todos los miembros de tu equipo a una videollamada sin importar en dónde se encuentren. Esta gran apuesta ofrece reuniones online, eventos en vivo, audioconferencias y dispositivos para reuniones.
Su objetivo es automatizar el ciclo de vida de las reuniones para ahorrar tiempo, concentrarte y tener las herramientas necesarias para aumentar tu productividad.
Cómo funciona Microsoft Teams
Dirígete a tu lista de chats y haz clic en «Nuevo mensaje de conversación» para iniciar una nueva conversación. Escribe el nombre de los miembros de tu equipo con quienes deseas tener una videollamada en el campo «Para», ubicado en la parte superior del nuevo chat. Haz clic en «Videollamada» o «Llamada de audio» para iniciar.
Ventajas de Microsoft Teams
- Puedes realizar videollamadas con múltiples miembros de tu equipo.
- Permite realizar videollamadas con cualquier persona dentro o fuera de tu organización.
- Captura audio, video y actividades para después compartir con otros miembros del equipo.
- Dispone de funcionalidades avanzadas que van desde compartir pantalla, desenfoque de fondo (para evitar distracciones), descarga y transcripción de texto hasta chat integrado y más.
Desventajas de Microsoft Teams
- Si tienes Office 365, la herramienta Microsoft Teams viene incluida. De lo contrario, tendrás que pagar una tarifa complementaria mensual, pues la versión gratuita no cuenta con videollamadas.
5. Google Meet
Planes desde 8 USD al mes por usuario.
Este es el hermano mayor de la versión gratuita, ya que tiene las mismas funciones, pero orientadas a cubrir las necesidades de las empresas. Tiene una interfaz limpia, con la que únicamente compartirás un vínculo para comenzar.
Cómo funciona Google Meet
Escoge la edición de G Suite que más te convenga, con la que puedes compartir calendarios, tener un correo empresarial y un entorno de aplicaciones resguardado.
Tan solo debes ingresar el usuario de tu empresa para que configures la reunión y compartas el vínculo con los asistentes.
Es una opción rápida y sencilla de entender, dado que no necesita ninguna configuración extra. Mira este tutorial para que conozcas cuáles son sus funciones principales:
Ventajas de Google Meet
- Te permite conectar todas tus actividades en un solo lugar, en virtud de que está integrado en la G Suite.
- La administración en línea y la configuración de las reuniones son simples y amigables con el usuario.
- Si quieres probarlo, puedes comenzar con un plan Free (aunque cuenta con tiempo y funciones limitadas).
Desventajas de Google Meet
- Dispones de las preguntas frecuentes para resolver tus dudas en la marcha, aunque es complicado contactar con un representante de soporte técnico.
6. Cisco Webex Meetings
Desde 13.50 USD al mes por suscriptor.
Reúnete con tu equipo de trabajo de forma sencilla y desde el lugar en el que te encuentres. Con su aplicación móvil puedes organizar y asistir a reuniones de manera eficiente.
Cómo funciona Webex Meetings
Haz clic en «Llamada», selecciona la dirección, número de trabajo o móvil de la persona con la que quieres contactar y elige la opción «Llamada de audio o video». En esta puedes activar o desactivar el video y compartir tu pantalla, si también lo deseas. Si haces una llamada a un número de trabajo o móvil podrás hacer clic en (…) para tener acceso a opciones avanzadas, como la suspensión de llamada.
Ventajas de Webex Meetings
- Puedes descargar tus videollamadas.
- Cuenta con pantalla compartida.
- Tiene chat, encuesta y preguntas y respuestas durante las videollamadas.
- Brinda gran seguridad y respaldo de cuenta que responde a los protocolos de seguridad de Cisco.
Desventajas de Webex Meetings
- No cuenta con opciones avanzadas para realizar webinarios.
- La opción de compartir contenidos solo es compatible con Chrome y Firefox.
- En ocasiones los documentos compartidos no son visibles durante el uso compartido. Para que se puedan ver es necesario detener la aplicación y volver a compartirla.
- La opción de audio «Llamar desde la computadora» solo es compatible con Chrome, Firefox, Safari y Edge.
7. Whereby
Desde 14.99 USD mensuales.
Whereby es una opción que está creciendo entre los usuarios, sobre todo debido a su interfaz de fácil funcionamiento.
Cómo funciona Whereby
Cuenta con un diseño elegante, calidad de imagen sólida y una configuración ingeniosa para compartir pantalla, que te permite incrustar tarjetas colaborativas de Google Docs y Trello directamente en la ventana de la reunión. Al igual que Google Meet y Jitsi, se basa 100% en el navegador y facilita la participación en reuniones.
Ventajas de Whereby
- Cuenta con opciones para compartir.
- Tiene un buena calidad de audio.
- No hay ninguna aplicación de terceros para instalar en la computadora, lo cual es genial y elimina cualquier fricción.
Desventajas de Whereby
- Whereby tiene relativamente pocas funciones orientadas a los negocios en comparación con las plataformas de videoconferencia más grandes.
- Se pierden elementos como la función de acceso telefónico, salas de reuniones y encuestas.
- El plan más costoso permite solo 50 participantes por reunión, y solo 12 de ellos pueden estar en cámara a la vez.
8 Zoho Meeting
Desde 2.24 USD mensuales por suscriptor.
Es una solución versátil para las necesidades de seminarios web y videoconferencias. Todos los planes de precios incluyen las funciones esenciales para el software de videoconferencia. Esta plataforma es especialmente útil para las pequeñas empresas que tienen un presupuesto limitado, o no requieren una gran cantidad de participantes; las mejores funciones se disfrutan en los precios más bajos.
Cómo funciona Zoho Meeting
Existen dos maneras de ingresar a las reuniones: una es en el apartado de actividades abiertas; ahí creas una reunión online y envías la invitación a los destinatarios con los que desees tener la reunión.
La otra alternativa es a través de la aplicación, donde debes llenar un formulario, especificando el asunto de la reunión, nombre del evento y el email de los participantes para que puedas enviarles la invitación. Una vez que la reciban, podrás iniciar tu sesión.
Ventajas de Zoho Meeting
- Incluye la aplicación de calendario integrada.
- Puedes compartir pantalla.
- Cuenta con la posibilidad de grabar, almacenar seminarios web y conferencias para verlos más tarde.
- Zoho Meeting no requiere descargar ni instalar ningún programa. Como siempre, Zoho es un software en la nube.
Desventajas de Zoho Meeting
- Si organizas seminarios web con un gran grupo de participantes, es probable que Zoho no sea la mejor plataforma de videoconferencias para ti. Incluso el plan más costoso limita el número de asistentes a 250.
- La interfaz de la plataforma es poco atractiva.
9. LifeSize
Para conocer los precios es necesario contactar a un agente.
LifeSize proporciona terminales de videoconferencia de alta definición, teléfonos para salas de conferencias con pantalla táctil y una plataforma de colaboración de video basada en la nube.<< Guía completa del teletrabajo [Descargar gratis] >>
Cómo funciona LifeSize
Es una aplicación muy fácil y rápida de utilizar. Una vez que hayas creado tu cuenta y registrando tu nombre y correo electrónico, solo debes hacer clic en el botón «Llamar». Después busca a los participantes en el directorio de tu empresa y puedes comenzar.
La aplicación te ofrece la opción de iniciar una llamada con la cámara encendida, o puedes realizar tan solo una llamada de audio. Para las llamadas con video, tienes la posibilidad de probar antes tu cámara y tu micrófono. Para recibir llamadas es igual de sencillo, tan solo tienes que hacer clic en el botón «Responder».
Ventajas de LifeSize
- Cuenta con una versión completamente gratuita del servicio de LifeSize en navegador, que permite a los usuarios realizar una cantidad ilimitada de videollamadas.
- Puedes compartir pantalla en el escritorio, hasta con 8 participantes.
- No hay límites en la duración de la reunión y no es necesario descargar la aplicación.
- Es posible realizar conferencias en 4K.
Desventajas de LifeSize
- No cuenta con cifrado de extremo a extremo.
10. Join.me
Imagen de Join.me
Join.me es un programa de videoconferencia fácil de usar, con una interfaz de usuario moderna y numerosas funciones que mejorarán tus reuniones en línea.
Cómo funciona Join.me
Puedes iniciar una reunión gratuita durante los primeros 14 días, o puedes integrarte a una reunión sin descargar la aplicación, directamente en el sitio. Creas tu cuenta registrando tu correo electrónico; si es en móvil puedes descargar la aplicación, desde donde puedes ingresar a una reunión, crear una nueva, o iniciar una llamada solo de voz. Puedes compartir un enlace o un código de la reunión a los nuevos participantes.
Ventajas de Join.me
- Cuenta con opciones rentables y escalables.
- Muestra hasta 10 secuencias de video a la vez.
- Incluye la marca de tu empresa.
Desventajas de Join.me
- La pizarra solo está disponible en dispositivos iOS.
- El plan Lite no incluye feeds de cámara web.
Explora los programas que llamaron más tu atención, ya que así las reuniones con tu equipo, clientes y prospectos serán más fluidas y cómodas, además de que conseguirás un nivel de participación extraordinario.
Ahora que tienes todas estas opciones, también nos parece importante hacerte las siguientes recomendaciones para hacer una videoconferencia:
Cómo hacer una videoconferencia exitosa
- Prueba tu Wi-Fi antes de la videoconferencia
- Cuenta con una buena iluminación
- Mantenlo profesional
- Configura tu fondo
- Mejora tu calidad de audio
1. Prueba tu Wi-Fi antes de la videoconferencia
Este es uno de los pasos más importantes que aún se ignoran. Tu conexión a internet puede funcionar bien para la navegación web, pero las videollamadas requieren más ancho de banda. Para aclarar cualquier confusión, dirígete al sitio de Speedtest y verifica tu velocidad de carga y descarga en el servidor. Si los resultados muestran velocidades altas, estás listo para comenzar. Sin embargo, si tu conexión no es lo suficientemente rápida, debes intentar seguir estos pasos:
- Elige diferentes lugares en tu casa y prueba la velocidad de la conexión a internet en cada punto. Intenta posicionarte lo más cerca posible del router.
- Si no funciona, conecta un cable ethernet a tu computadora para una mejor conectividad y más estabilidad.
2. Cuenta con una buena iluminación
Si las ubicaciones de las luces no son correctas en tu habitación, el video que transmitas a tu audiencia se verá afectado. Sigue los siguientes consejos:
- Nunca te sientes con la fuente de luz detrás de ti.
- No pongas una fuente de luz cerca de un solo lado de tu cara.
- Coloca la luz frente a ti para obtener los mejores resultados. Puede utilizar tanto luces naturales como artificiales.
- Si las luces del frente o del techo no son suficientes, agrega una lámpara de escritorio en un lado para compensar.
3. Mantenlo profesional
Tu apariencia debe ser profesional, así que usa la ropa que ocuparías en una reunión física.
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